Elastyczność organizacji - "tańczenie" w turbulentnym otoczeniu

Wydaje się, że „fenomen” elastyczności i pozytywne konotacje tego terminu tym bardziej powinny skłaniać do jego pełniejszej identyfikacji, która jest z kolei warunkiem operacjonalizacji, w tym podjęcia odpowiednich działań nad rozszerzeniem spektrum narzędzi do jej kształtowania jako imperatywu funkcjonowania przedsiębiorstwa w ekstremalnie turbulentnym otoczeniu.

Przesłanki elastyczności

Pojawienie się potrzeby elastyczności, jak i rosnące wciąż zapotrzebowanie na elastyczność mają swoje uniwersalne przesłanki związane z dokonywaniem zmian. Zmiany dotyczą poszczególnych elementów otoczenia rynkowego i ogólnego organizacji oraz zasobów, procesów, struktur wewnątrz organizacji. Szczególnie należałoby tu zaakcentować zmiany dokonujące się w otoczeniu międzynarodowym w związku z postępującą globalizacją oraz zmiany związane z wprowadzeniem technologii teleinformatycznych. Jednocześnie wzmaga się presja na poprawę szeroko rozumianej efektywności działania (częstokroć nie chodzi już tylko o efektywność w postaci rentowności sprzedaży czy rentowności kapitału, ale np. o maksymalizowanie wartości firmy itp.), a także zdobycie lub utrzymanie przewagi konkurencyjnej w odpowiednio długim horyzoncie czasowym. To skłania firmy do poszukiwania wciąż nowych sposobów, narzędzi umożliwiających osiąganie tych celów.

Zapotrzebowanie na zdolność do ciągłego zmieniania się organizacji jest wynikiem ewolucji paradygmatu zarządzania, która nawiązuje do przeobrażeń dokonujących się w otoczeniu i wnętrzu firmy.

Do lat 50.-60. ubiegłego stulecia, priorytetowym celem organizacji była produktywność, osiągana głównie poprzez pogłębianie podziału pracy, specjalizację i standaryzację w warunkach rynku producenta. Wysiłki zarządzania koncentrowały się na koordynowaniu i kontroli dążąc do optymalizowania tego co działo się wewnątrz firmy i poniekąd ignorując otoczenie. W latach 70. rynki stały się bardziej otwartymi (m.in. w wyniku obniżenia barier wejścia i zintensyfikowania się konkurencji międzynarodowej), a jednocześnie wyczerpały się proste możliwości dalszej redukcji kosztów. Klienci zaczęli coraz bardziej orientować się na jakość, domagając się wyższych standardów obsługi i większej wartości użytkowej produktu. Dzisiaj niezależnie od konieczności spełnienia oczekiwań dotyczących zachowania satysfakcjonującej relacji między ceną i jakością przedsiębiorstwa muszą radzić sobie z takimi problemami, jak: oferowanie wielu różnorodnych produktów w małych ilościach, krótkie cykle dostaw, zmieniające się w czasie zapotrzebowanie na zdolność produkcyjną, konieczności indywidualizowania oferty produktowej itp., a przy tym wykazywać się odpowiednią innowacyjnością nie tylko w odniesieniu do produktów, technologii, zarządzania, ale także do modelu biznesowego działania. Syntetycznie ujmuje to H.W. Volberda [Volberda 1998, s. 13] wskazując, że obecnie podstawowymi wymiarami ewolucyjnie kształtującego się paradygmatu zarządzania organizacjami są:

• osiąganie efektywności,
• zapewnienie jakości,
• kreowanie elastyczności.

Elastyczność umożliwia organizacjom urzeczywistnienie celów związanych z ich funkcjonowaniem w warunkach zmian. Co więcej podejmowanie działań na rzecz uelastycznienia działania firmy może przyczynić się do łagodzenia sprzeczności pomiędzy celami w wiązce realizowanych przez organizację celów. Urzeczywistnienie naturalnego celu organizacji jakim są przetrwanie i rozwój wiąże się z koniecznością wyboru i zbudowania określonej struktury celów rynkowych, ekonomicznych, finansowych, społecznych itp.

Jeśli przyjąć, że osiąganie efektywności i utrzymywanie konkurencyjności dzisiaj wiąże się z realizacją następujących priorytetów:

• szybkości dostarczania określonych produktów (na rynek/odbiorcy),
• kształtowania odpowiednio niskiego kosztu,
• zapewnienie relatywnie wysokiego poziomu jakości,
• zagwarantowanie kompleksowej obsługi klienta, co pociąga za sobą rozszerzenie profilu działania, tj. wzrost różnorodności,

to nietrudno zauważyć, iż są one na pierwszy rzut oka sprzeczne ze sobą nawet częściowo wykluczające się, a tym samym trudne do realizacji w tym samym czasie.

Okazuje się jednak, że poprzez podejmowanie określonych działań na rzecz szeroko rozumianej elastyczności możliwe jest neutralizowanie konfliktu między nimi, czyli przekształcanie relacji trade off w relację trade up. Chodzi tu o przechodzenie od relacji, w której dwie zmienne (cele) współistniejące dotąd na zasadzie „coś za coś” zmieniają się w taki sposób, że możliwe jest jednoczesne osiąganie pozytywnego efektu (poprawa) w obu lub nawet większej liczbie przeciwstawnych sobie celów.

Konkludując przesłanki do elastyczności związane są z potrzebą przezwyciężania sprzeczności między wcześniej wspomnianymi priorytetami (celami) organizacji funkcjonującej w warunkach gospodarki rynkowej. Podejmowanie tych działań kreuje atrybut elastyczności organizacji, daje szanse uzyskania bądź utrwalenia pozycji konkurencyjnej zapewniając tym samym możliwość kontynuowania działalności i dalszy rozwój. W ten sposób elastyczność staje się w warunkach niestabilności rynku, skracania się cykli życia produktów, technologii, a także organizacji oraz pojawiania się coraz bardziej wyrafinowanych i zindywidualizowanych potrzeb klienta – narzędziem konkurowania. Dzisiaj zalecenie „bycie elastycznym” stało się niejako wymogiem/ nakazem dla organizacji.

Definiowanie elastyczności

Elastyczność jest więc jak najbardziej pożądaną cechą organizacji, ważnym uwarunkowaniem dla jej funkcjonowania determinantą jej rozwoju – zatem istotne są tu pytania o jej istotę.Większość autorów penetrujących tę problematykę podkreśla, że ramy koncepcyjne pojęcia elastyczności są niezwykle szerokie.

Wskazuje na to również próba wglądu w istotę elastyczności za pomocą podejścia metaforycznego tabela 1:

Źródło: opracowanie własne z wykorzystaniem [Sushil 2001, s. 569].

W świetle przedstawionych konotacji elastyczność stanowi mieszankę odmiennych właściwości, które stanowią bardzo pojemną przestrzeń dla różnych mechanizmów, działań, postaw itp.Potocznie (intuicyjnie) elastyczność rozumiana jest jako właściwość podmiotu/przedmiotu, która sprowadza się do jego podatności na zmiany (pod wpływem określonych czynników) czyli szczególna łatwość i szybkość w reagowaniu na zmiany oraz w ich dokonywaniu. W naukach technicznych elastyczność utożsamia się przede wszystkim ze sprężystością, tj. właściwością ciał polegającą na przywracaniu pierwotnego kształtu/wymiarów po usunięciu siły wywołującej odkształcenie.

W naukach biologicznych elastyczność pojmowana jest jako zdolność organizmu do reagowania zmianą funkcji i kształtów na zmieniające się warunki otoczenia. Jeśli chodzi o zarządzanie, to pomimo powszechnie formułowanych zaleceń dotyczących elastyczności, co więcej – szerokiego prezentowania różnych sposobów na jej kreowanie, osiąganie – samo pojęcie elastyczności nie doczekało się zdefiniowania i jednoznacznej interpretacji.

Wydaje się, że intencje autorów piszących o elastyczności w ramach zarządzania są bliskie potocznemu i biologicznemu rozumieniu tego pojęcia. Większość z nich zgodnie podkreśla wieloaspektowość tego terminu.Tak więc elastyczność organizacji niezależnie od jej przejawów stanowi zestaw cech cząstkowych, właściwości, które składają się na atrybut organizacji (przedsiębiorstwa); jest więc znamienną i pożądaną cechą organizacji bezwzględnie konieczną dla jej funkcjonowania (istnienia).

J.S. Evans [Evans 1991, s. 69] przypisał elastyczności cały szereg „sprawności”, w tym: umiejętność przystosowywania się, mobilność, zdolność do modyfikowania, doskonalenia, zręczność, zwinność, płynność, plastyczność, prężność itp. – uznając zarazem, że każdy z tych wymiarów elastyczności mógłby być reakcją na zagrożenie wynikające ze zmian głównie w otoczeniu zewnętrznym organizacji lub być formą „nacisku” na to otoczenie (stąd w literaturze przedmiotu rozróżnianie elastyczności defensywnej i ofensywnej).

Zróżnicowaną naturę elastyczności potwierdza również analiza definicji sformułowanych przez poszczególnych autorów na przestrzeni ostatnich kilkudziesięciu lat. Poniżej zaprezentowano wybrane definicje z literatury przedmiotu. Większość autorów, dając wyraz polimofricznej naturze elastyczności, wyraża to poprzez wyróżnianie poszczególnych jej typów lub wymiarów.

Po raz pierwszy pojęcie elastyczności w literaturze przedmiotu zostało wywołane przez G. Stiglera [Carlsson 1989, s. 181], który definiował elastyczność jako właściwość wytwarzania, która dopuszcza stosowanie różnych wariantów produkcji. Przedmiotem jego badań była również elastyczność rozumiana jako odpowiedź firmy na niepewność związaną z fluktuacją popytu. Z czasem pojęcie elastyczności zostało rozszerzone, wzięto pod uwagę wszystkie rodzaje turbulencji w otoczeniu firmy, a nie tylko zmian w popycie.

Z kolei H.I. Ansoff [Ansoff 1965, s. 55] trakował elastyczność jako właściwości organizacji, które pozwalają jej radzić sobie ze zmianami w otoczeniu (zamiast wpływać na nie organizacja próbuje na nie odpowiadać – głównie poprzez zwiększanie płynności zasobów firmy). Wyróżnił elastyczność zewnętrzną i wewnętrzną.D.J. Eppink [Eppink 1978, s. 9] zdefiniował elastyczność jako cechę organizacji, która czyni ją mniej wrażliwą na nieprzewidywalne zmiany zewnętrzne lub ustawia ją w lepszej pozycji, aby skutecznie mogła na te zmiany odpowiadać. W swojej koncepcji podkreślił możliwość aktywnego lub pasywnego podejścia do zmiany.

Znamienne, że początkowo w literaturze przedmiotu akcentowano głównie podejście, które koncentrowało się na zwiększaniu zdolności przedsiębiorstwa do odpowiedzi na zmiany w otoczeniu, z czasem podkreślając wyraźnie dualny charakter elastyczności, zaczęto propagować działania na rzecz redukcji wpływu zmian zachodzących w otoczeniu. Niezbyt fortunnym wydaje się określanie tego właśnie podejścia pasywnym, albowiem wiąże się ono jak najbardziej z koniecznością podjęcia odpowiednich działań, tylko że ukierunkowanych inaczej.

Najpełniej koncepcję elastyczności w tym kierunku rozwinął A.C.J. De Leeuw, H.W. Volberda [Leeuw, Volberda 1998, s. 121], zakładając, że elastyczne organizacje będąc systemami otwartymi nie muszą być „kukiełkami” w rękach swojego otoczenia, mogą zachować określony zakres niezależności (odporności) od swojego otoczenia, mogą w ramach wypełniania swojej funkcji kontroli dążyć do panowania nad swoim otoczeniem (dualna natura elastyczności).

Przyjmując, że elastyczność charakteryzuje relację między impulsem (przesłanką) do zmiany a reakcją organizacji na tę zmianę R. Krupski [Krupski 2005, s. 24] wyróżnił cztery rodzaje elastyczności:

• reaktywną (jeśli impuls A, to natychmiast pojawia się odpowiedź B),
• adaptacyjno-inercyjną (jeśli impuls A, to po pewnym czasie pojawia się odpowiedź B),
• antycypacyjną (jeśli impuls A, to natychmiast odpowiedź B, przy cym B czeka na A),
• kreatywną (między A i B nie ma zwłoki, jednak B nie jest wprost reakcją/odpowiedzią na A).

Typowym przykładem całościowego definiowania elastyczności w oparciu o wymiary jest definicja zaprezentowana przez D.M. Uptona [Upton 1995, s. 74]. Elastyczność opisywana jest tu poprzez:

• zakres możliwych stanów,
• czas potrzebny aby przemieścić się z jednego stanu do innego,
• koszt, który jest niezbędny dla dokonania zmiany stanu.

Biorąc powyższe pod uwagę można elastyczność interpretować jako zdolność organizacji do dokonania zmiany, która pozytywnie oddziałuje na firmę (jej wyniki, pozycję na rynku itp. – w relatywnie krótkim czasie, minimalizując wysiłki/koszty z tym związane).

Z kolei W. Golden, P. Powell [Golden, Powell 2000, s. 373], podejmując się eksploracji istoty elastyczności organizacji wyróżnili cztery wymiary, za pomocą, których może ona być osiągnięta:

• wymiar czasowy – związany z pytaniem o czas, który jest potrzebny aby zareagować na zmiany,
• wymiar zakresu – określa liczbę opcji, które organizacja inicjuje lub posiada aby zareagować na zmiany zarówno przewidywalne, jak i nieprzewidywalne,
• wymiar cech związany z reaktywną lub proaktywną postawą organizacji wobec zmian,
• wymiar skoncentrowania działań i wysiłków (związany z rodzajem przesłanek do kreowania elastyczności – czynniki wewnętrzne i zewnętrzne).

Szczególnie użytecznymi w zagłębianiu natury elastyczności są następujące dwa wymiary: operacyjny i strategiczny. Elastyczność operacyjna odnosi się do codziennych powtarzalnych sekwencji, działań w ramach tej samej szeroko pojmowanej technologii. Najczęściej utożsamia się ją z elastycznością wytwarzania i traktuje się jako podstawowy instrument w przezwyciężaniu niepewności wynikającej zarówno z przyczyn egzogenicznych, jak i endogenicznych. Można ją odnosić do:

• pojedynczej maszyny, urządzenia, linii technologicznej,
• zakładu wytwórczego, fabryki, jednostki biznesowej,
• poszczególnych faz procesu wytwarzania (zaopatrzenie, dystrybucja, eksploatacja itp.) lub obszarów funkcjonalnych firmy,
• różnego rodzaju zasobów (materiały, środki trwałe, informacje, ludzie).

Kryterium wyróżniającym wymiaru operacyjnego jest także względnie krótki horyzont czasowy.

Elastyczności w wymiarze strategicznym przypisuje się szerokie spekturm znaczeniowe, syntezując dorobek literatury w tym zakresie i uwzględniając następujące kryteria: przedmiot zmiany (tj. rodzaje działalności i priorytety konkurencyjne) oraz zakres i szybkość zmiany.

A. De Toni i S. Tonchia wyróżnili cztery rodzaje elastyczności strategicznej [De Toni, Tonchia 2004, s. 525]:

• elastyczność jako zakres opcji strategicznej w ramach wykonywanej działalności,
• elastyczność jako szybkość zmiany priorytetów konkurencyjności w ramach wykonywanej czynności,
• elastyczność jako różnorodność możliwych rodzajów działalności,
• elastyczność jako szybkość przenoszenia się z jednego rodzaju działalności na inny.

Sushil [Sushil 2001, s. 53] istotę elastyczność sprowadza do możliwości dokonania swobodnego wyboru przez różne podmioty działające w przedsiębiorstwie, tak aby umożliwić jak najsprawniejsze wprowadzanie danej zmiany.

Jak potwierdzają zaprezentowane próby wyodrębniania istotnych cech przesądzających o koncepcyjnych ramach elastyczności, jest to zjawisko o bardzo złożonym, wieloaspektowym charakterze, co pozostaje w związku ze złożonością podmiotu, do którego się ono odnosi (tj. przedsiębiorstwa jako egzemplifikacji organizacji).

Podsumowanie

Konkludując należy zauważyć, że:

• Elastyczność stanowi swoisty bufor na rosnącą niepewność (turbulencję) w funkcjonowaniu organizacji. Dzisiaj już bowiem w warunkach konkurencyjności i nieustającej presji na poprawę efektywności organizacji niewystarczającym sposobem radzenia sobie z tą niepewnością jest utrzymywanie nadmiernych, dodatkowych zapasów określonych zasobów finansowych, rzeczowych, ludzkich. Gwarantem funkcjonowania organizacji w przyszłości stała się elastyczność – stanowi ona swoistą „rezerwę” w tych pogarszających się warunkach działania firm. To dzięki elastyczności mogą być zbuforowane skutki trudnego do osiągnięcia w warunkach narastającej zmienności potrzeb i oczekiwań oraz pogłębiającego się indywidualizowania zamówień – efektu skali działania.
• Elastyczność jako zdolność do radzenia sobie z niepewnością wiąże się z umiejętnością reagowania na (_przewidywalne i nieprzewidywalne) zmiany poprzez tworzenie i wybór odwracalnych opcji funkcjonowania i rozwoju, a także kreowanie sposobów i środków dokonywania zmian tych opcji przy zachowaniu ciągłości działania i optymalnym zaangażowaniu nakładów i czasu.
• Elastyczność, odwołując się do wrażliwości organizacji i umożliwiając szybką adaptację do zmieniających się warunków (zewnętrznych i wewnętrznych) działania organizacji (firmy) musi jednocześnie zapewnić zdolność do kontroli ograniczając zmiany będące wynikiem reakcji, aby nie prowadzić do chaosu, do utraty spoistości organizacji warunkującej osiąganie efektu synergicznego.
• Elastyczność jest potencjalną cechą organizacji (systemu). Wykorzystanie tego potencjału wiąże się z określoną, świadomą aktywnością, która może mieć charakter reakcyjny, tj. działań podejmowanych w sytuacji pewnego przymusu (sytuacji kryzysowej) lub charakter proaktywny, tj. w warunkach wzmożonej konkurencyjności oraz możliwości antycypowania przyszłych warunków.
• Elastyczność może być odnoszona do organizacji (firmy) jako całości bądź do poszczególnych jej składowych. W odniesieniu do organizacji jako całości można mówić o elastyczności ogólnej/globalnej. Taki wymiar będzie miało odniesienie elastyczności do strategii firmy, do jej struktury organizacyjnej czy kultury organizacyjnej. Alternatywnie może ona być odnoszona do poszczególnych elementów składowych organizacji – wówczas będzie miała wymiar cząstkowy.

Istotę elastyczności można by więc sprowadzić do zdolności dokonywania zmian pod wpływem impulsów wewnętrznych lub zewnętrznych w taki sposób, aby – nie naruszając granic spójności organizacji gwarantujących osiągnięcie jej efektu synergicznego – stworzyć warunki do konkurowania na rynku i urzeczywistnienia wybranych celów efektywnościowych. Konfigurowanie i przeprowadzanie zmian o różnorakim charakterze, tj. ilościowych, jakościowych, odwracalnych, nieodwracalnych, cząstkowych, całościowych, stopniowych, skokowych, reaktywnych lub proaktywnych w obszarze tzw. twardych i miękkich elementów organizacji itp., stanowi szczególny przedmiot zainteresowania procesu zarządzania współczesnymi organizacjami.

Modelowe ujęcie tak pojmowanej elastyczności organizacji prezentuje rys. 1.

Kreowanie elastyczności organizacji, czyli jej przechodzenie w czasie ze stanu t1 do t2 i dalszych wynika z realizacji zmian w odniesieniu do poszczególnych składowych organizacji; to wiąże się z koniecznością dokonywania wyboru, a więc urzeczywistniania tego co jest najbardziej immanentne dla zarządzania.

W obecnych warunkach funkcjonowanie, rozwój przedsiębiorstwa można by parafrazując sprowadzić nie tyle do marszu w określonym kierunku, marszu zorientowanego na dany cel, co raczej do umiejętności tańczenia, czyli zmiany swojej pozycji (lub poszczególnych jej elementów) w czasie i w przestrzeni. To wiąże się z umiejętnością poruszania się w różnych kierunkach (do przodu, w tył, w lewo, w prawo) i przemieszczania się w różnym tempie (wolno, szybko), wymaga także dokonywania nagłych zwrotów, podskoków, obrotów i innych ewolucji.

Rys. 1. Kształtowanie elastyczności organizacji

Źródło: opracowanie własne.

Oczywistym staje się, że nie jest to możliwe bez takiego atrybutu organizacji jakim jest elastyczność (zmienność, giętkość, gibkość itp.). Tak więc ukierunkowanie działań na kształtowanie takich właściwości, tworzenie reguł sprzyjających ich uwolnieniu staje się priorytetem zarządzania współczesną organizacją aby możliwym było jej dopasowanie do zmieniających się warunków.